Sociaを活用したアウトソーシングが最適解だった。

　製造業　　　従業員 860人　

自前で行う業務はどこまで絞り込めるか、BPOできる定型業務はどれか。目指すべき業務の効率化に加えて、コア業務への集中も視野に入れる必要がありました。その答えこそ、勤怠と給与のシステムをシームレス連携できるSociaクラウドを活用した業務アウトソーシングでした。

弊社の経営方針には「“人”の豊かさの実現」という項目があり、そのための様々な取り組みを進めています。一方で、当時は多様化・複雑化する人事労務業務で課内がオーバーフロー気味になりつつある、という二律背反の状態でした。加えて働き方改革が提唱された2018年頃には法務的な課題も加わり、業務をどう効率化するかが大きな課題となったのです。同時に「コア業務への集中」も重要な目標であり、それらを実現するためには定型的な業務のアウトソース化が不可欠でした。当時は他社のシステムを利用していたのですが、給与の入力・計算・チェックまでを社内で行っていたため、特に年末調整の時期などは長時間残業が避けられませんでした。

Sociaの導入前は人事・勤怠・給与のシステムを個別運用していました。データの受け渡しが不可欠なため、手間も処理工数もかかる上にミスが起きる原因にもなっていたのです。弊社は同業他社と比較して勤怠テーブルや手当項目数が多岐に渡るため、勤務のパターン毎の設定が必要になります。手当を含めた給与計算も複雑なので、業務のアウトソーシングにあたっては勤怠と給与を一つのシステムで完結させることが絶対条件でした。ところが給与計算業務のみという会社が意外に多かったのです。勤怠を別会社に任せるのであれば、我々が間に立って繋がなければならず、実務部分が少し楽になるだけです。その点、エフエムさんなら給与計算に必要な処理を一気通貫で受けていただける。そこが一番のポイントでした。

給与データの入力と計算がなくなり、業務量は格段に減りました。残りはデータのチェックだけなのでほぼ1/3です。年末調整で残業することもなくなりました。また、テレワーク普及の追い風にもなりました。以前のオンプレミス運用では社外での打刻が出来ず、エクセルでの対応でした。各人の勤怠を入力したシートを上長経由で受取り、チェックしながらシステムに入力するという手間がかかっていたのです。Socia導入後は本人がどこからでも直接打刻可能になりました。また、コロナ禍でも助かっています。雇用調整助成金を活用して従業員を休業させましたが、以前のシステムの勤怠登録では一人ずつアナログで対応しなければなりませんでしたからね。